Der Juli bringt wieder zahlreiche Neuerungen für SimplifyU mit sich. Mit unserem Softwareupdate Juli 2026 erwarten Sie neue Funktionen und praktische Erweiterungen, die Ihre tägliche Arbeit noch flexibler, übersichtlicher und komfortabler machen. Freuen Sie sich unter anderem auf flexiblere Prüfprozesse in der Dokumentation, kategorisierte Favoritenprofile, erweiterte Stellungnahmen im Beschwerdemanagement, die automatische Wiedervorlage von Formularen, externe Schulungsteilnehmer im Kompetenzmanagement sowie die gebündelte Übertragung von Berechtigungen und Zuständigkeiten an Nachfolgepersonen. Auch im Vertragsmanagement gibt es mit der Massenprüfung von Verträgen und der mandantenübergreifenden Anzeige wichtige Neuerungen. Viele kleine und große Verbesserungen also, die Ihnen im Qualitätsmanagement wieder ganz konkret den Alltag erleichtern.
Stellungnahmen besser nachvollziehen
Im Modul Formulare und Meldungen können angeforderte Stellungnahmen künftig transparenter bearbeitet werden. Aktivieren Sie dazu in den Einstellungen des jeweiligen Formulars die neue Option zur Anzeige bereits eingegangener Stellungnahmen. Die Option in den Formulareinstellungen heißt „Bei Abgabe der Stellungnahme zusätzlich alle Stellungnahmen informell anzeigen“
Personen, die eine Stellungnahme abgeben sollen, sehen anschließend auch die Rückmeldungen, die von anderen beteiligten Personen bereits eingereicht wurden. So lässt sich schneller erkennen, welche Einschätzungen schon vorliegen und welche Maßnahmen gegebenenfalls bereits festgehalten wurden.
Die Funktion kann in unterschiedlichen Anwendungsfällen genutzt werden, zum Beispiel im Beschwerdemanagement, bei CIRS-Meldungen, in Hinweisgebersystemen oder in individuell erstellten Formularabläufen. Die Beteiligten erhalten dadurch einen besseren Gesamtüberblick und können ihre eigene Stellungnahme gezielter im Zusammenhang mit den bisherigen Rückmeldungen formulieren.
Ablaufschritte automatisch zu einem Datum starten
Im Modul Formulare und Meldungen können Ablaufschritte künftig anhand eines Datumsfeldes automatisch aktiviert werden. Wählen Sie dafür im Ablauf eines Formulars bei einem Schritt die Variante „Wartezeitpunkt aus Formularelement bestimmen (Datumsfelder)“ aus. Diese steht Ihnen zur Verfügung, sobald Ihr Formular ein Formularelement vom Typ „Datum“ enthält. Anschließend wählen Sie das Datumsfeld aus, das den Wartezeitpunkt vorgibt.
Das dort eingetragene Datum bestimmt, wann der nächste Ablaufschritt aktiv wird. Sobald dieser Zeitpunkt erreicht ist, erhalten die für den Schritt zuständigen Personen automatisch eine Nachricht und können den Prozess weiterbearbeiten.
Die Funktion eignet sich zum Beispiel für Wiedervorlagen oder andere Formularprozesse, bei denen zwischen zwei Bearbeitungsschritten eine bestimmte Wartezeit erforderlich ist. Wird das hinterlegte Datum nachträglich geändert, berücksichtigt SimplifyU die Anpassung, solange der Ablaufschritt noch nicht aktiviert wurde.
Berechtigungen und Zuständigkeiten gesammelt übertragen
Mit der neuen übergreifenden Funktion können Sie Berechtigungen, Zuständigkeiten und Gruppenzuordnungen einer Person gesammelt an eine andere Person übertragen.
Dabei lassen sich unter anderem Rollen, Zugänge, Gruppenmitgliedschaften und hinterlegte Verantwortlichkeiten übernehmen. So müssen die vorhandenen Zuordnungen nicht einzeln geprüft und neu vergeben werden.
Die Funktion erleichtert beispielsweise den Wechsel von Zuständigkeiten und sorgt dafür, dass wichtige Berechtigungen und Aufgaben vollständig übertragen werden.
Vertragsprüfungen gesammelt bearbeiten
Im Vertragsmanagement können offene Vertragsprüfungen künftig gesammelt bearbeitet werden. Die Massenprüfung steht automatisch zur Verfügung, sobald einer Person mindestens zwei offene Vertragsprüfungen zugeordnet sind.
Für jede Prüfung werden der geplante Prüfungstermin und der aktuelle Status angezeigt. Über die Schaltfläche „Vertragsdetails“ können die zuständigen Personen direkt auf die hinterlegten Vertragsdaten und Dokumente zugreifen.
Anschließend lassen sich das tatsächliche Prüfungsdatum, der neue Status sowie das Ergebnis der Prüfung festhalten. Dabei kann ausgewählt werden, ob der Vertrag weiter aktiv bleibt, eine Vertragsanpassung erforderlich ist oder eine Kündigung geplant wird. Ergänzende Hinweise können direkt im dafür vorgesehenen Textfeld dokumentiert werden.
So lassen sich mehrere anstehende Vertragsprüfungen übersichtlich in einer gemeinsamen Ansicht bearbeiten und die jeweiligen Folgeschritte direkt aus der Prüfung heraus anstoßen.
Mandantenübergreifende Verträge
Im Vertragsmanagement können Vertragsarten künftig mandantenübergreifend zur Verfügung gestellt werden. Dafür legt ein System-Admin im Expertenmodus die Vertragsart in der Verwaltung eines zentralen Mandanten an und bestimmt, ob sie für alle oder nur für ausgewählte Mandanten gelten soll.
Die Vertragsart erscheint anschließend auch in der Verwaltung der ausgewählten Mandanten. Dort kann sie genutzt, jedoch nicht bearbeitet werden. Die Pflege bleibt auf den Mandanten beschränkt, in dem die Vertragsart ursprünglich angelegt wurde.
Bei Verträgen, die auf dieser Vertragsart basieren, kann festgelegt werden, in welchen Mandanten sie angezeigt werden sollen. Wurde an der Vertragsart definiert, dass die Mandantenauswahl nicht verändert werden darf, wird der Vertrag automatisch in den dort vorgegebenen Mandanten angezeigt. Eine abweichende Auswahl am Vertrag ist dann nicht möglich.
Die Bearbeitung und Prüfung eines Vertrags erfolgt weiterhin ausschließlich im ursprünglichen Mandanten. In den weiteren Mandanten ist der Vertrag nur sichtbar und durchsuchbar. So können zum Beispiel zentrale Bereiche wie die IT einen übergreifenden Überblick erhalten, ohne dass zusätzliche Bearbeitungsrechte vergeben werden müssen.
Auch weitere Einstellungen des Vertragsmanagements, etwa Prüfungsintervalle, Kündigungsfristen und andere Attribute, können mandantenübergreifend bereitgestellt werden. Die Einrichtung übergreifender Kategorien und Einstellungen steht ausschließlich System-Admins im Expertenmodus zur Verfügung; die Rolle QM-Admin reicht dafür nicht aus.
Externe Kontakte als Schulungsteilnehmer anlegen
Viele Einrichtungen bieten interne Schulungen an, die gelegentlich auch für externe Teilnehmende geöffnet werden – sei es für Kooperationspartner, Praktikant*innen oder andere Personen, die nicht im eigenen System als Mitarbeitende hinterlegt sind. Genau hier setzt die neue Funktion im Kompetenzmanagement an.
Ab sofort können externe Kontakte direkt an Schulungsterminen hinterlegt werden. Die Funktion lässt sich einfach in den Einstellungen des Kompetenzmanagements aktivieren und steht danach bei der Terminverwaltung zur Verfügung.
Bei der Anmeldung eines externen Teilnehmers stehen zwei Wege offen: Entweder wählen Sie eine Person aus der bestehenden Liste der externen Kontakte aus – hier werden alle bereits angelegten externen Kontakte angezeigt – oder Sie legen den externen Kontakt direkt im Zuge der Anmeldung neu an. Der neu angelegte Kontakt wird automatisch in der Benutzerverwaltung unter den Kontakten gespeichert. Er erscheint dabei nicht in den regulären Kontaktlisten und Auswahlen des Systems, bleibt also von den internen Mitarbeiterdaten klar getrennt.
Wurde bei der Anlage des externen Kontakts eine E-Mail-Adresse hinterlegt, erhält die Person automatisch alle relevanten Benachrichtigungen rund um die Schulung – zum Beispiel die Eingangsbestätigung der Anmeldung, Informationen zum Anmeldestatus sowie Hinweise bei Änderungen oder Absagen des Termins. So sind auch externe Schulungsteilnehmende stets gut informiert, ohne dass dafür ein zusätzlicher manueller Aufwand entsteht.
Diese Erweiterung macht das Kompetenzmanagement in SimplifyU noch flexibler und praxisnäher – gerade für Einrichtungen, die regelmäßig mit wechselnden externen Teilnehmergruppen arbeiten.
Favoritenprofile: Dokumente jetzt strukturiert nach Themen
Favoritenprofile in SimplifyU sind bei vielen Einrichtungen längst ein fester Bestandteil des Alltags. Ob Anzeige von Pflichtfortbildungen, die allen Mitarbeitenden auf einen Blick zugänglich sein sollen, oder eine ausgewählte Zusammenstellung der wichtigsten Dokumente für die Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen – mit Favoritenprofilen lassen sich aus allen Ordnern der Dokumentation gezielt Ordner und einzelne Dokumente zusammenführen.
Bislang wurden die einem Favoritenprofil zugeordneten Dokumente unterhalb der jeweiligen Ordner in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Das funktionierte gut, bot aber wenig Spielraum für eine thematische Strukturierung.
Das ändert sich jetzt. Innerhalb eines Favoritenprofils können ab sofort eigene Kategorien angelegt werden. Die bereits zugeordneten Dokumente lassen sich anschließend per Drag & Drop den passenden Kategorien zuweisen. So entsteht auf einen Blick eine übersichtliche, thematisch gegliederte Ansicht und die Mitarbeitenden sehen die Inhalte direkt nach Themen sortiert, genau so, wie es für ihren Alltag am sinnvollsten ist.
Gerade bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender macht das einen spürbaren Unterschied: Statt sich durch eine unstrukturierte Dokumentenliste zu klicken, finden sie auf Anhieb die für sie relevanten Inhalte – geordnet, klar und auf ihre Situation abgestimmt.
Workflow-Element: Mindestanzahl an Freigaben flexibel definieren
Viele Einrichtungen haben interne Regelungen, dass bestimmte Dokumente nicht von einer einzelnen Person, sondern von mindestens zwei Personen freigegeben werden müssen. Eine sinnvolle Anforderung – aber wie setzt man das in SimplifyU um?
Bisher gab es dafür keine perfekte Lösung. Die Optionen am Workflow-Element waren:
- Eine Person aus der Gruppe schließt die Aufgabe ab → zu wenig Kontrolle, wenn mehrere Augen gefordert sind.
- Alle Personen der Gruppe müssen abschließen → schnell unpraktikabel, wenn die Gruppe aus 5, 8 oder 10 Personen besteht.
Dazwischen gab es nichts. Das ändert sich jetzt:
An einem Workflow-Element lässt sich ab sofort eine Mindestanzahl von Personen festlegen, die die Aufgabe abschließen müssen, damit der Schritt als erledigt gilt. Ist eine Gruppe von 5 Personen am Freigabe-Schritt hinterlegt und die Mindestanzahl auf 2 gesetzt, gilt das Dokument als freigegeben, sobald 2 dieser 5 Personen die Aufgabe abgeschlossen haben – unabhängig davon, wer von den fünf es ist.
Das schafft genau den Spielraum, den die Praxis braucht: klare Qualitätsanforderungen an den Freigabeprozess, ohne den Workflow durch zu starre Regeln zum Engpass werden zu lassen.
Weitere Funktionen
Dokumentation
- Inhaltsvorlagen können jetzt mehreren Dokumententypen zugeordnet werden.
- Bei KI-Bots kann die Anzeige der verwendeten Quellen optional ausgeblendet werden. Dies ist zum Beispiel sinnvoll, wenn die Benutzer keinen Zugriff auf die zugrunde liegenden Dokumente besitzen.
- Bei großen Excel-Dateien kann für die PDF-Ansicht festgelegt werden, dass nur das erste Tabellenblatt geladen wird. Die vollständige Datei bleibt weiterhin in Excel verfügbar.
- Ordnerverantwortliche können Versionen nachträglich nicht mehr außerhalb des vorgesehenen Ablaufs austauschen oder verändern. Dadurch bleiben geprüfte und freigegebene Inhalte nachvollziehbar.
- Mit einer entsprechenden Anbindung können Office-Dokumente nun direkt im Browser über OnlyOffice bearbeitet werden. Ein separates Office-Programm muss dafür nicht geöffnet werden.
- Im Bericht zu Lesebestätigungen werden nun zusätzlich die zugehörigen Gruppen angezeigt. Ein neuer Gruppenfilter erleichtert die Auswertung.
- Die Startkachel „Zuletzt freigegebene Dokumente“ kann über Platzhalter individuell gestaltet werden. So lassen sich relevante Dokumentinformationen direkt in der Übersicht anzeigen.
- Platzhalter in ausfüllbaren PDFs können nun zusätzlich mit Schriftfarbe sowie weiteren Schriftstilen wie fett oder kursiv formatiert werden.
- Lesebestätigungen und Freigabebenachrichtigungen können jetzt auch für mandantenübergreifend zugeordnete Dokumente gepflegt werden.
- Druck, Download und Öffnen ungültiger oder noch in Prüfung befindlicher Dokumente können über eine neue Einstellung verhindert werden.
- In den Workflow-Vorlagen kann die Liste der zugeordneten Benutzer per Schaltfläche direkt ein- und ausgeblendet werden.
Formulare & Meldungen
- Anhänge können nun untereinander dargestellt werden.
- Mit dem neuen Formularelement „Tabellenerfassung“ lassen sich freie Tabellen mit unterschiedlichen Eingabefeldern erfassen. Die Inhalte können gedruckt und in Dashboards zusammengefasst ausgewertet werden.
- Bei der Artikelauswahl werden ausgewählte Artikel direkt in die Tabelle übernommen. Der bisherige zusätzliche Auswahlschritt entfällt.
- Einzelne Elemente können aus anderen Dashboards desselben Formulars übernommen werden. Dadurch lassen sich bestehende Auswertungen einfacher mehrfach verwenden.
- Über eine neue Einstellung kann gesteuert werden, ob Werte aus inaktiven oder nicht sichtbaren Feldern beim Speichern berücksichtigt werden.
- Rücklaufquoten können in Dashboards jetzt flexibler nach Formularelementen aufgeteilt werden. Deaktivierte Auswahlmöglichkeiten lassen sich dabei ein- oder ausblenden.
- Der Dateiname ausgefüllter Formulare kann für den PDF-Druck und E-Mail-Versand individuell festgelegt werden. Dabei können Texte, Formularfelder, Meldungsnummern und das Erstellungsdatum verwendet werden.
Vertragsmanagement
- Für Verträge stehen nun zehn statt bisher fünf frei definierbare Zusatzfelder zur Verfügung.
- Beim Vertragsimport können nun auch Merkmale hinterlegt werden. Noch nicht vorhandene Merkmale werden bei Bedarf automatisch angelegt.
Kompetenzmanagement
- Die Schulungs- und Kompetenzmatrix kann nun direkt aus der Mitarbeiterübersicht exportiert werden.
- QM-Admins im Kompetenzmanagement können Mitarbeiter und Gruppen den Organisationseinheiten zuordnen. Die grundlegende Organisationsstruktur wird weiterhin durch den allgemeinen QM-Admin festgelegt.
Maßnahmen
- Wiederkehrende Maßnahmen können jetzt in frei wählbaren Monatsabständen geplant werden und sind nicht mehr auf ein Jahr begrenzt.
- Über die Rolleneinstellungen lässt sich festlegen, ob Bearbeiter und Verantwortliche Maßnahmen abbrechen dürfen.
Übergreifend
- Nachrichten stehen nun zusätzlich in einer tabellarischen Ansicht zur Verfügung. Dadurch können sie einfacher gefiltert und gefunden werden.
- SimplifyU wurde um das Sprachmodell GPT-5.4 aus der Azure Cloud erweitert.
- Bei der Entra-Synchronisation können zusätzliche Benutzerinformationen wie die Faxnummer übernommen werden.
- Mitteilungen werden automatisch als gelesen markiert, sobald darauf geantwortet wurde.
- Die allgemeine SimplifyU-Suche wurde um eine semantische Suche erweitert.
- In Intranet-Nachrichten können nun neben einzelnen Dokumenten auch komplette Dokumentenordner verlinkt werden.
- Vertretungsregelungen können durch die betroffenen Mitarbeiter oder verantwortlichen Führungskräfte selbst aktiviert, deaktiviert und zeitlich gepflegt werden.
- Schriftart und Schriftgröße von E-Mail-Benachrichtigungen können zentral an das Erscheinungsbild der Einrichtung angepasst werden.
- Für Startkacheln im Intranet steht eine zusätzliche, unabhängig einstellbare Farbe zur Verfügung.
- Die über Langdock verfügbaren Sprachmodelle wurden um Gemini 3.5 Flash und Anthropic Opus 4.8 ergänzt.
- Gesteuerte Verarbeitungen können nun in deutlich flexibleren Zeitabständen geplant werden. Zusätzlich lassen sich Startzeitpunkt und Ausführungszeitfenster festlegen.
- Für Platzhalter in wöchentlichen und monatlichen Benachrichtigungen steht nun ein aufklappbarer Hilfebereich mit kurzen Erläuterungen zur Verfügung.
- Beim Zurückkehren in eine Liste wird die zuvor geöffnete Position gespeichert. Dadurch gelangt man wieder an die Stelle, an der man die Übersicht verlassen hat.
