Sommer, Sonne, Ferienzeit. Trotz der warmen Temperaturen möchten wir Ihnen ein erfrischendes Softwareupdate bereitstellen. Das SimplifyU Softwareupdate Juni/Juli 2024 bietet Ihnen eine Dokumenten Schnellfreigabe zur Übernahme Ihrer Dokumente, neue Gestaltungsmöglichkeiten Ihrer Nachrichten, ein neues Formularelement „Unterschrift“, Trendansichten für Risiken und Formulardashboards und vieles mehr. Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Ausprobieren!
Schnellfreigabe von Dokumenten
Gerade bei der Übernahme von Dokumenten aus einem „Altsystem“ oder von einem Laufwerk, müssen zahlreiche Informationen mit in das neue System übernommen werden. Dazu gehören neben Dokumententypen und Geltungsbereichen natürlich auch die alten Lenkungsinformationen sowie der korrekte Versionsstand. Damit Ersteller, Prüfer, Freigeber, die zugehörigen Daten, sowie das nächste Aktualitätsprüfungsdatum inklusive aktuellem Versionsstand zügig übernommen werden können, wurde eine neue Funktion integriert. Mit der Schnellfreigabe können die zuvor genannten Informationen mit wenig Aufwand für die Vergangengheit am Dokument hinterlegt werden. Erstellen Sie sich dafür Ihren gewünschten „Import“-Workflow und aktivieren Sie die Funktion „Schnellfreigabe“. Zuständige des Ordners haben im Anschluss daran die Möglichkeit die neue Funktion aufzurufen und somit alle notwendigen Daten zeitsparend zu hinterlegen und das Dokument rückwirkend freizugeben. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nicht für die alltägliche Anwendung gedacht ist, sondern lediglich die Übernahme von einer Vielzahl von Dokumenten unterstützt.
Nachrichtendarstellung: Direktanzeige
Das neue Softwareupdate Juni/Juli bietet Ihnen eine neue Möglichkeit Ihre Nachrichten auf Ihre Startseite/in Ihrem Intranet darzustellen. Zu den bisherigen Darstellungsvarianten gesellt sich nun die direkte Nachrichtenanzeige als Kacheldarstellung dazu. Die von Ihnen angelegten News werden direkt als einzelne Kacheln vorne auf der Startseite mit Vorschaubild angezeigt. Via Klick auf die Kachel gelangen Sie zu den Details der Nachricht. Die neue Option lässt sich in den Einstellungen Ihre Nachrichtenkachel auf der Startseite aktivieren. Die Größe der Kacheln und die Farbgebung können Sie natürlich definieren.
Risikowert & Trendauswertung
In den Einstellungen des Risikomanagements kann ab sofort ein Risikowert aktiviert werden. Dieser Wert wird im Anschluss bei allen Risiken hinsichtlich der aktuellen Risikobewertung bestimmt. Er errechnet sich aus Eintrittswahrscheinlich x Schadensausmaß und kann sowohl an den Risikobewertungen, als auch in sämtlichen Übersichten aktiviert werden.
Im Berichtswesen wurde zusätzlich der Bericht „Zeitreihenreport“ erweitert. Dieser zeigt im Standard die Risikobewertungen im Verlauf der letzten Zeitintervalle. Die neue Option ermöglicht es Ihnen den Trend anhand des Risikowerts zu bestimmen. Somit wird auf einen Blick deutlich, wie sich unsere Risikobewertungen entwickeln.
Trendauswertung und Referenzwerte für Formulardashboards
Über das Modul „Formulare & Meldungen“ lassen sich unzählige Anwendungsfälle und digitale Prozesse abbilden. Dazu gehört unter anderem auch das Thema Mitarbeiter- oder Patientenbefragung. Gerade für Befragungen bietet sich das neue Dashboard-Element „Aggregierte Tabelle“ an. Dieses Element ermöglicht es uns, mehre Fragestellungen unseres Fragebogens auszuwählen und die Durchschnittswerte der Fragestellungen inklusive Trendverlauf in einer übersichtlichen Liste darzustellen.
Im Standard bezieht sich der angezeigte Trend auf das vorherige Zeitintervall. Optional besteht aber zudem die Möglichkeit einen Referenzwert an einigen der ausgewerteten Fragen zu hinterlegen. Ist ein solcher Referenzwert hinterlegt worden, zeigt uns das System an, ob wir besser oder schlechter als der Referenzwert sind.
Weitere Funktionen
Dokumentation
- Neue Rollenanpassungsmöglichkeit für Mitteilungen: Einzelauswahl aus allen Benutzern ist auch für die Rollen „Verantwortlicher“ und „Bearbeiter“ möglich
- Option in der Verwaltung: Lesebestätigung und Freigabebenachrichtigung können an Ordnerzuordnungen (Ordnern, die eigentlich einen anderen Ursprungsbereich haben) angefordert werden
- Chatbot Antworten können positiv oder negativ bewertet werden, um diese zu optimieren
- Versionsnummernformat von Dokumenten für dreistellige Ziffern ergänzt
- Druckvorlage: Ein Zusatzbild in der Kopfzeile (mittig ausgerichtet im Druck), wird auch in Excel ermöglicht
- Archivierte Dokumente können gezielt über die Verwaltung exportiert werden
- Funktion zur Korrektur von Schriftarten und Schriftgrößen in den Dokumenten
- Die Schriftgröße und die Schriftart für das Wasserzeichen auf abgelaufenen Dokumenten können angepasst werden.
- Alle Workflowvorlagen sind für die Rolle „QM-Admin“ sichtbar. Unabhängig von den Berechtigungen an der Vorlage
- Neuer Bericht: Weitere Ordnerzuordnungen wurde ergänzt. Dieser zeigt an, an welchen Stellen die Dokumente überall zusätzlich hinterlegt worden sind
- Dokumentenexport erweitert: Die Dokumente können inklusive Ordnerstruktur als ZIP Datei ausgegeben werden
- Option hinzugefügt: Dokument im Original öffnen mit Kopf- und Fußzeile
Formulare & Meldungen
- Formulare können ab sofort beliebig oft importiert werden
- Bedingte Ablaufschritte: Auch „ODER“-Bedingungen sind zur Aktivierung möglich
- Verantwortliche des aktuellen Ablaufschritts können in den Tabellendarstellungen als Spalte angezeigt werden
- Abweichende Darstellung der Matrixfragen wurde bei lesender Ansicht integriert
- Erweiterung der Dashboard-Selektionsmöglichkeiten und der Darstellungen der Übersichten
- Beim Formulardruck kann optional das mittlere Themenbild (von SimplifyU) ausgeblendet werden
- Farbliche Darstellung von Einfachauswahlen in der tabellarischen Ansicht
- Neues Formularelement: Unterschrift
- Anpassung für Bildaufnahmen bei Formularen. Bspw. kann die Kamera ausgewählt werden.
- Andere Formularelemente und Ablaufschritte können nun auch ausgeblendet werden, wenn ein bestimmter Wert bei dem Formularelement „Bewertung“ (Smileys) ausgewählt wurde
- Beim Importieren eines Formulars wird der aktuelle Benutzer direkt als Verantwortlicher des Formulars hinterlegt
- Verhashte IP-Adresse des Meldenden kann optional mitgespeichert werden. Dadurch können wir keine Rückschlüsse auf die tatsächliche Identität des Meldenden treffen – allerdings erkennen wir, ob eine Person eine Befragung mehrfach ausfüllt
- Neues Formularelement: Themenaufteilung
- Erweiterungen der Möglichkeiten der Einbindung von KI und Umgestaltung des automatischen Ablaufstatus
- Formulare können in der Formularübersicht in Ordner einsortiert werden. Dies ist hilfreich, wenn man bereits viele Formulare angelegt hat. Die Ordner dazu legt man in der Verwaltung an
- Beim Versand von Befragungsemails und Erinnerungen, können sich die Personen auch von der Emailerinnerung abmelden
- Artikelauswahl: Direkte Anzeige der Mengen und Preise in der tabellarischen Übersicht
- Optionale Vorgabe des Standard-Dashboards und der Standard-Übersicht. Diese Ansichten werden zukünftig direkt beim Öffnen der Formularübersicht meines Formulars angezeigt
- Rücklaufquote durch Eingabe der Fallzahlen
- Erinnerungsfunktion bei nicht abgegebenen Befragungen
- Der „Speichern“-Button kann für gewisse Ablaufschritte ausgeblendet werden. Somit ist nur die Weitergabe im Ablauf möglich und kein Zwischenspeichern
- Ein Ablaufstatus kann mit einer „Zeitschaltuhr“ versehen werden. Somit ist es möglich, dass Ablaufschritte erst x Stunden oder x Tage nach Beendigung des vorherigen Schrittes oder der Abgabe der Meldung aktiv werden. Zu diesem Zeitpunkt werden auch erst die Verantwortlichen für den Ablaufschritt informiert
- Bearbeitung von Auswertungselementen direkt aus dem Dashboard heraus
Chancen & Risiken
- Layout der Bewertungsansicht überarbeitet
- Vorgabe der Mindestzeichenanzahl für Bewältigung und Bewertungsbeschreibung in der Verwaltung möglich
- Funktion zur Reaktivierung einer Bewertung mit Anschreiben der Verantwortlichen ergänzt
- Anzeige der zuletzt bearbeiteten Risikobewertungen
Kennzahlen
- Beschreibung der Kennzahlen-Kategorien wird in der Übersicht aller Kennzahlen dargestellt
Maßnahmen
- Löschen und Bearbeiten von Maßnahmen dürfen folgende Personen: Ersteller (inkl. Vertreter) und QM-Admins
- Maßnahmen duplizieren dürfen: Ersteller (inkl. Vertreter) und QM-Admins + Rolle „Verantwortlicher“
Projekte
- Weiteren Projektstatus „Ruhend“ ergänzt
- Übergreifende Änderungsfunktionen am Projekt: Projektzeitraum verschieben – Hat Auswirkung auf das Projekt, Teilprojekte, Arbeitspakete und Maßnahmen.
Außerdem: Projektzuständigkeiten übergreifend anpassen – Ermöglicht das Einsetzen von einer oder mehreren Personen an einem Projekt inklusive Teilprojekte, Arbeitspakete und Maßnahmen - Duplizieren von Projekten: Option: Zeitspannen und Verantwortliche beibehalten
Qualitätsziele
- Exportmöglichkeit der Ziele ergänzt
Übergreifend
- Bildergalerien können in Vollansicht durchgeblättert werden
- Die Farboptionen werden direkt in der Gestaltung der Startseitenkacheln dargestellt
- Bei anonymem Zugriff über mehrere Mandanten, merkt sich das System den zuletzt besuchten Mandanten
- Weiterleitung auf die Terminübersicht aus der Startkachel „Termine: Direkte Anzeige“ hinzugefügt
- Startseitenbilder können optional auf eine Internetseite verlinken
- Direktsprung auf die Startseitenbearbeitung auf der Startseite (oben rechts) ergänzt
- Externe Anmeldung über LDAP ohne SSO ergänzt
- Abbildung der KI-Kosten und Erweiterung der KI-Modellauswahl
- Hinzufügen von noch nicht im Mandanten vorhandenen Benutzern (allerdings in anderen Mandanten). Dabei handelt es sich um eine Funktion für unsere großen Verbünde, die mehrere Mandanten auf einem Server besitzen
- Ansprechpartnerlisten sind nur vorsortiert. Zunächst werden die Verantwortlichen gezeigt, danach die Stellvertreter und dann die Mitarbeitenden. Weiterhin wird im Anschluss alphabetisch sortiert
- Benachrichtigungsoption über neue Themen und Antworten im Forum ergänzt
- Individuelle Berichte können als Basis für turnusmäßige Benachrichtigungen verwendet werden
