Der Sommer ist so langsam vorbei. Die Blätter färben sich und schon bald laufen wieder kleine Monster und Gespenster durch die Straßen auf der Suche nach Süßigkeiten. Wie jedes Jahr zu dieser Zeit hat SimplifyU nicht etwa Saures zu verteilen – sondern viele neue Funktionen, die darauf warten von Ihnen entdeckt zu werden. Getreu dem Motto: Mehr Freuen und weniger Gruseln.
Chat Funktion
Das neue Softwareupdate August/September von SimplifyU bietet Ihnen die Möglichkeit eine Chatfunktion optional für Ihre Mitarbeiter*innen zu aktivieren. Mit Hilfe dieser Chatfunktion können Sie sich direkt im System zu Ihren Aufgaben und Dokumenten austauschen und ein noch effizienteres Miteinander fördern. Der Chat ermöglicht Ihnen, neben den üblichen Funktionalitäten wie Smileys, Bilderversand und zahlreichen Formatierungen, auch das Versenden von Direktlinks. Nutzen Sie diese Funktion, um Ihre Kolleg*innen direkt zum gerade besprochenen Dokument zu leiten, ohne dass diese die Suchfunktion oder die Navigation nutzen müssen. Mit einem Klick gelangen Sie zum gewünschten Dokument oder zu Ihrer Aufgabe. Die Chats werden natürlich gespeichert und können auch im Nachgang erneut eingesehen werden.
Dynamische Hinterlegung der Verantwortlichkeiten am Formular
Unsere elektronischen Formulare erhalten eine weitere Verbesserung, die es uns ermöglicht, die zahlreichen Anwendungsfälle noch passgenauer für Ihre Einrichtung zu gestalten. An einem Ablaufschritt können Sie nun die Zuständigen in Abhängigkeit von einer im Formular getroffenen Auswahl hinterlegen lassen. Stellen Sie sich bspw. einen typischen Formularablauf eines Beschwerdemanagements vor. Das Beschwerdeformular wird in allen 3 Einrichtungen genutzt. Die Analyse der Meldung erfolgt leider nicht durch ein zentrales QM Team, sondern es gibt pro Einrichtung einen anderen Verantwortlichen. Wie sollen wir nun fest definieren, wer die Analyse durchführen soll?
Genau dieses Problem lösen wir jetzt einfach und wie gewohnt spielerisch. Wir haben in unserem Beschwerdeformular eine Auswahl hinterlegt, an welche Einrichtung die Beschwerde gerichtet sein soll. Am Ablaufschritt „Analyse“ kann nun definiert werden, dass bei Auswahl der Option „Klinik Sonnenschein“ der Zuständige der Klinik Sonnenschein als Verantwortliche*r automatisch im Analyse-Schritt hinterlegt werden soll. Für die anderen beiden Einrichtungen können wir ebenfalls gezielt die Verantwortlichen bestimmen.
Das System erkennt nun passend zur Auswahl des Beschwerdeführers/der Beschwerdeführerin, welche Zuständigen die Analyse durchführen müssen und informiert auch nur diese Personen darüber.
Natürlich können durch diese Verbesserung auch zahlreiche andere Anwendungsfälle noch exakter und passgenauer aufgebaut werden. Überall dort, wo wir in Abhängigkeit einer Formularauswahl die Zuständigen definieren müssen, kann diese Funktion zum Einsatz kommen. Sprechen Sie uns gerne darauf an und wir helfen Ihnen beim Aufbau. Wichtig: Diese Funktion versteckt sich im Expertenmodus.
Dashboard - Vergleich der letzten Jahre/Quartale/Monate
Unsere Formulare wurden aber nicht nur in der Eingabe verbessert. Zusätzlich wurde eine neue Auswertungsmöglichkeit innerhalb unserer Formular-Dashboards integriert. Es besteht nun die Möglichkeit Ihre Auswertungen auf Monate, Quartale oder Jahre zu vergleichen. Damit generieren Sie sich mit wenigen Klicks passgenaue Auswertungen, die Ihnen einen direkten Vergleich zu den Vorjahren, Vorquartalen oder Vormonaten bieten.
Weitere Funktionen
Dokumentation
- Filtermöglichkeit auf bestimmte Ordner im Bericht der Lesezugriffe
- Ein zukünftiges Freigabedatum für Dokumentenversionen kann bei Freigabe hinterlegt werden
- Im Export der Dokumente werden in Excel nun Links hinterlegt, die direkt zum Dokument innerhalb von SimplifyU führen
- Optionen zur vertikalen Ausrichtung des Inhalt der Kopfzeile zum Logo ergänzt (Druckvorlage)
- Archivierte Dokumente werden bei der Suche kenntlich gemacht
- Bericht „Dokumente in Beabeitung“ um Benutzerfilter erweitert
- Individuelle Berichte um das Feld „Workflow-Beteiligung“ ergänzt
- Wasserzeichen wird auch für Prozesse und HTML bei Vorversion oder überschrittenem Gültigkeitsdatum angezeigt
- Druck mehrerer Dokumente am Ordner möglich
- Einzelne Dokumente mandantenübergreifend zur Verfügung stellen
- Neuer Bericht: Workflow-Vorlagen-Verantwortlichkeiten
Formulare & Meldungen
- Kürzel für Formulare für vereinfachte Verlinkungen. Man kann an einem Formular ein Kürzel vergeben. Verlinkt man bspw. eine CIRS Meldung an einem Risiko, kann man direkt an der Verlinkung bspw. das Kürzel „CIRS“ sehen und erkennt, dass es sich um eine CIRS Meldung und nicht etwa um eine Beschwerde handelt.
- Größenanpassung und Anpassung der Schriftart bei Bezeichnungen und Antwortauswahlen werden ermöglicht
- Automatische Anonymisierung über ChatGPT bei Formularen (bei Hosting auf den SimplifyU Servern)
- Neue Option am Formular: Auch Ablaufverantwortliche haben Zugriff auf initiale (nicht anonymisierte oder veränderte) Meldung
- IP-Adressfilter für veröffentlichte Meldungen im anonymen Bereich
- Ausdruck des Dashboards zur Weiterleitung wird ermöglicht
- Nullwerte werden bei Mittelwerten berücksichtigt
- CC und BCC Empfänger können an Benachrichtigungsvorlagen der Formulare hinterlegt werden
- Abweichende Farbgebung für Formularelement „Bewertungen“ in Dashboards einstellbar. Bspw. ab 75% soll das Dashboardelement keinen grünen sondern einen gelben Status anzeigen
Maßnahmen
- Verbesserter Export von Maßnahmen
- Maßnahmendelegation wird protokolliert
Änderungshistorie für Maßnahmen-Rahmendaten ergänzt
Auditmanagement
- Wir erstellen für Sie gerade einen ausführlichen Sonderbericht.
Kompetenzmanagement
- Übernahme der Schulungstermine (per Einstellung in den Kalender)
- Kompetenzexport für Mitarbeiter beim Ausscheiden (Übersicht der Kompetenzen inkl. hinterlegter Zertifikate und Bestätigungen)
- Matrizen für die Kompetenzen
- Umstellung der Zertifikatshinterlegung
Chancen & Risiken
- Kleinere Anpassungen/Umbenennungen im Risikomanagement
- Interne Bemerkung nur für QM-Administratoren bei Risiko und Bewertung hinterlegbar
- Direkte Anzeige der verlinkten Risiken in der Übersicht
- Individuelle Vorgabe der Spalten in der Risikoübersicht
Vertragsmanagement
- Leser an Verträgen hinterlegen
- Änderungshistorie für Vertragsrahmendaten
- Bericht: Verträge ohne Vertragsdokument ergänzt
Kennzahlen
- Kennzahlen aus dem Modul Maßnahmen automatisch einlesen. (Anzahl erstellter Maßnahmen, Anzahl offene Maßnahmen und Anzahl abgeschlossener Maßnahmen)
Projekte
- Export der Projekte
- Bearbeitungsstatus ausblenden, wenn nicht hinterlegt
Übergreifend
- Darstellung aktiver Filter in tabellarischen Übersichten verbessert
- Import von Kalenderterminen ergänzt
- Freie Wahl der Schriftfarbe für die Anzeige der Termine im Kalender
- Optimierung Startseitenkacheln mit Bildern
- Benutzerauswahl bei Gruppenerstellung – Funktion „Alle auswählen“ ergänzt
- Bilder der Startseite individuell für jede Startseite hinterlegbar
- Organisationsstrukturbericht inklusive Verantwortliche, Mitarbeiter, Vertretungen etc.
- Suchfunktion in Kontaktlisten: Ignorieren von Emailadresse und Organisationseinheiten einstellbar
- Exportieren der Gruppen inkl. Benutzer ermöglicht
- Dokumente sind nun an Terminen hinterlegbar
- Mitarbeiterdaten: Rückspeichern ins Active Directory
