Wie auch im April war die Resonanz auf unseren Kundentag überwältigend: Kurz nach der Veröffentlichung des Anmeldeformulars hatten sich bereits 25 Teilnehmer angemeldet! Diesmal waren wir jedoch besser vorbereitet und haben direkt zwei Tage für die Veranstaltung eingeplant – eine Entscheidung, die sich als goldrichtig erwies. Ein herzliches Dankeschön geht an Gaby, die mit viel Engagement die Organisation der Hotels, Tagungsräume und die gesamte Abwicklung übernommen hat. Ebenso möchten wir uns bei allen Teilnehmern bedanken, die keine Mühen gescheut haben, nach Leipzig zu reisen.
Viele unserer Gäste reisten bereits am Vortag an – eine bewährte Tradition, die Zeit für ein entspanntes Ankommen bietet. Nach dem Einchecken im Hotel begann unser Abendprogramm um 18:00 Uhr mit einer Nachtwächterwanderung. Der Nachtwächter führte uns durch die verwinkelten Innenhöfe und historischen Plätze der Leipziger Altstadt und erweckte mit seinen spannenden Geschichten aus vergangenen Jahrhunderten die Stadt zum Leben. Dabei erfuhren wir unter anderem, was ein „Umbochen“ ist und wie es sich von einem Umweg unterscheidet – ein Detail, das so manchem ein Schmunzeln entlockte.
Nach anderthalb Stunden endete die Tour in der Gaststätte Paulaner, wo wir in geselliger Runde ein köstliches Abendessen genossen. Doch der Abend war damit noch lange nicht vorbei. Zurück im Hotel fanden sich viele von uns noch in der gemütlichen Hotelbar zusammen, wo in lockerer Atmosphäre Gespräche geführt und Themen diskutiert wurden. Schließlich zogen sich nach und nach alle auf ihre Zimmer zurück, um für den kommenden Tag voller spannender Programmpunkte ausgeruht zu sein. Ein gelungener Start für unseren Kundentag!
Kundentag Nummer 1 – 12.11.2024
Nach einem gemütlichen Frühstück fanden sich alle Teilnehmer im großen Saal des Hotels ein, bereit für den ersten offiziellen Programmpunkt des Kundentags. Nach einer kurzen Begrüßung durch das SimplifyU-Team übernahm Nicole die Moderation und leitete mit einer Vorstellungsrunde und einem spielerischen Kennenlern-Event ein: der Marshmallow-Challenge. Hierbei traten sechs bunt gemischte Teams gegeneinander an, mit der Aufgabe, aus 20 Spaghetti, etwas Kreppband und einem Marshmallow einen möglichst hohen Turm zu bauen. Der Clou? Der Marshmallow musste als Spitze den höchsten Punkt des Turms bilden.
Mit viel Elan und Kreativität machten sich die Teams ans Werk. Es wurde nicht nur fleißig konstruiert, sondern auch findig interpretiert: So stellten einige fest, dass der Turm zwar weder am Boden noch an der Decke befestigt werden durfte – aber Tische waren davon ja nicht ausgeschlossen! Auch der Marshmallow selbst wurde in seine Bestandteile zerlegt, um Gewicht zu sparen, wobei so mancher Marshmallow nicht den Turm zierte, sondern den Hunger der Teams stillte.
Die Atmosphäre war von Anfang an gelöst, und die Übung förderte nicht nur den Teamgeist, sondern sorgte auch für jede Menge Spaß. Doch die Überraschung des Tages war die Erkenntnis, dass Kindergartenkinder in derselben Übung meist bis zu 75 Zentimeter schaffen – ein amüsantes, aber zugleich nachdenklich stimmendes Ergebnis. Es verdeutlichte eindrucksvoll, dass zu langes Planen manchmal nicht der beste Weg ist. Die Kinder hatten einfach ausprobiert und ohne großes Nachdenken losgelegt – mit erstaunlichem Erfolg. Die Marshmallow-Challenge war ein voller Erfolg, der nicht nur für einen gelungenen Auftakt sorgte, sondern auch eine wichtige Botschaft vermittelte: Manchmal ist Handeln besser als Grübeln, und einfache Ansätze führen oft zu den besten Ergebnissen.
Nach der lebendigen Einstimmung durch die Marshmallow-Challenge startete der eigentliche Kundentag mit einer herzlichen Begrüßung durch das Team. Wie schon bei früheren Veranstaltungen wurde das „Du“ vorgeschlagen – ein Vorschlag, der wieder einmal begeistert angenommen wurde und die familiäre Atmosphäre zusätzlich unterstrich.
Im Anschluss an eine kurze Vorstellungsrunde wurde das geplante Programm spontan umgestellt, um Platz für einen praxisnahen Einblick in die Arbeitsweise eines Kunden zu schaffen. Das Staatsbad Bad Pyrmont präsentierte stolz seinen optimierten Bestellprozess, der im Rahmen einer umfassenden Umstellung des Rechnungswesens entwickelt worden war. Im Mittelpunkt dieser Umstellung stand die Integration von Kostenstellen und berechneten Feldern, die nicht nur die internen Abläufe effizienter machten, sondern auch eine klare Struktur schufen.
Dieser neue Workflow, der in enger Zusammenarbeit von Abteilungen wie Einkauf, IT und Personal entstand, umfasst automatische Rückmeldungen und Prüfungen im Hintergrund. Dies hat nicht nur die internen Prozesse spürbar verändert, sondern auch dazu beigetragen, die Bedienung benutzerfreundlicher zu gestalten. Besonders hervorzuheben ist die Integration von Multiple-Choice-Optionen, die den Bestellprozess weiter vereinfachen sollen.
Der Blick in die Zukunft zeigt spannende Weiterentwicklungen: Ein programmiertes Bestellformular mit zusätzlichen Funktionen, wie einer komfortablen Unternehmensauswahl und der Möglichkeit, bereits ausgefüllte Formulare zu kopieren und erneut zu bearbeiten, ist in Arbeit. Darüber hinaus wird die Einbindung von Lieferantenbewertungen sowie die Auswertung von Bestellsummen geplant, um den Prozess noch vielseitiger und effektiver zu gestalten.
Die Präsentation des Staatsbads Bad Pyrmont war nicht nur informativ, sondern auch inspirierend und zeigte eindrucksvoll, wie innovative Ansätze Abläufe vereinfachen und modernisieren können und eine optimierte Prozessgestaltung nicht nur Effizienz, sondern auch Transparenz fördern kann.
EVK Gelsenkirchen berichtet über die Sicherheit im Dienst
Nachdem wir tief in die Möglichkeiten des Moduls Formulare und Meldungen eingetaucht waren folgte ein Vortrag des Evangelisches Krankenhaus Gelsenkirchen zum Thema „Schütze dich und dein Team gegen Gewalt“ von Thomas Cichos und Ute Wanders.
Das Evangelische Krankenhaus (EvK) Gelsenkirchen, im Herzen des Ruhrgebiets gelegen, steht nicht nur für eine umfassende medizinische Versorgung, sondern sieht sich zunehmend mit gravierenden Sicherheitsproblemen konfrontiert. Insbesondere die Notaufnahme und die Psychiatrie stehen im Fokus einer alarmierenden Entwicklung, die von einer kontinuierlich wachsenden Zahl an Gewaltfällen geprägt ist. Während 2020 lediglich sieben Straftaten polizeilich erfasst wurden, stieg diese Zahl 2021 auf 37 und erreichte 2022 bereits 76. Im Jahr 2023 gab es allein in der Notaufnahme 260 Vorfälle mit aggressiven Patienten sowie 15 gewalttätige Angehörige.
Die Eskalation der Gewalt zeigt sich nicht nur in Zahlen, sondern auch in der Schwere der Vorfälle. Waren in den vergangenen Jahren vor allem Pflegekräfte von massiven Bedrohungen betroffen, wurden 2023 erstmals auch Ärztinnen und Ärzte angegriffen. Szenen, in denen Mitarbeitende mit zerbrochenen Wasserflaschen bedroht wurden, verdeutlichen die angespannte Lage. Hinzu kommen kulturell bedingte Konflikte, insbesondere bei austherapierten Patienten, die bei einigen Angehörigen zu einer fehlenden Akzeptanz gegenüber den medizinischen Entscheidungen führen. Diese Situationen münden nicht selten in Gewalt. Besonders problematisch ist das Verhalten bestimmter Gruppen, die Eingänge blockieren und damit das Gefühl der Bedrohung unter den Mitarbeitenden verstärken.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, hat das Krankenhaus ein umfassendes Sicherheitskonzept entwickelt. Präventive Maßnahmen wie Deeskalationstrainings stehen allen Mitarbeitenden offen und sind für die Psychiatrie verpflichtend. Die bauliche Gestaltung der Notaufnahme wurde angepasst, um das Personal besser zu schützen. Glaswände trennen die Mitarbeitenden von potenziellen Angreifern, Behandlungsräume können nur noch von autorisiertem Personal betreten werden, und ein Alarm-Notfallsystem über Diensthandys ermöglicht eine schnelle Reaktion.
Eine weitere wichtige Initiative ist die Zusammenarbeit mit dem Präventionsnetzwerk „Sicher im Dienst“, dass in Kooperation mit der Polizei Münster Unterstützung bietet. Durch Schulungen, Leitfäden und die Prüfung von Gefahrenquellen, beispielsweise in Wartebereichen, werden Mitarbeitende gezielt auf mögliche Risiken vorbereitet. Dazu gibt es klare Handlungsempfehlungen, die in einer praktischen Taschenkarte zusammengefasst sind. Diese gibt Hinweise darauf, wie Mitarbeitende in Bedrohungssituationen reagieren sollten und welche Verhaltensweisen sie vermeiden können.
Die systematische Dokumentation aller Gewaltvorfälle spielt eine zentrale Rolle, um ein genaues Bild der Bedrohungslage zu zeichnen und geeignete Maßnahmen ableiten zu können. Das EVK verfolgt eine strikte Null-Toleranz-Politik gegenüber Gewalt. Ein wesentlicher Fortschritt ist die Möglichkeit, dass das Klinikum selbst Strafanzeigen erstatten kann, wodurch die Mitarbeitenden vor zusätzlichem Stress geschützt werden.
Das Sicherheitskonzept des EvK Gelsenkirchen verdeutlicht, wie wichtig ein ganzheitlicher Ansatz ist, um der wachsenden Bedrohungslage zu begegnen. Mit baulichen Anpassungen, präventiven Schulungen und der engen Zusammenarbeit mit Experten wird nicht nur die Sicherheit der Mitarbeitenden verbessert, sondern ihnen auch ein Stück ihres Sicherheitsgefühls im Arbeitsalltag zurückgegeben.
Gerne vermitteln wir auch hier den Kontakt zu Thomas und Ute aus dem EVK falls sie weitere Fragen zu diesem Thema haben.
Mit den Eindrücken aus dem inspirierenden Vortrag von Thomas und Ute ging es für unsere Teilnehmer zunächst in die wohlverdiente Kaffeepause – und direkt in den ersten regen Austausch des Tages. Schon beim letzten Kundentag hatten wir den Wunsch nach mehr Zeit für Gespräche und Vernetzung untereinander gehört. Dieses Mal haben wir uns daher besonders viel Mühe gegeben, diesen Wunsch zu erfüllen: Neben der Mittagspause gab es am Vor- und Nachmittag jeweils zwei großzügige 45-Minuten-Blöcke, die ausschließlich dem Austausch gewidmet waren. Das durchweg positive Feedback hat uns gezeigt, dass diese Entscheidung genau richtig war, und wir freuen uns, dass diese „Freizeiten“ so gut ankamen.
Bewertung von Verbesserungsvorschlägen und Künstliche Intelligenz
Nach der Pause übernahm Manuel das Ruder und präsentierte die neuesten Entwicklungen in unserem Kundenportal. Besonders das Forum stand im Fokus: eine wunderbare Plattform, die allen Mitgliedern unserer SimplifyU-Familie die Möglichkeit gibt, Inhalte, Ideen und Erfahrungen miteinander zu teilen. Natürlich durfte auch die Vorstellung unseres neuen KI-Bots nicht fehlen – und dieser sorgte für einige Aha-Momente, aber auch für herzhaftes Lachen. Manuel zeigte, dass der Bot nicht nur nützliche Antworten liefert, sondern auch auf Englisch sprechen, reimen oder sogar ein bisschen albern sein kann. Doch hinter all dem Spaß steckt ein echter Mehrwert: Der KI-Bot macht das lästige Durchforsten von Dokumenten überflüssig. Statt zu suchen, stellt man einfach eine Frage – und erhält prompt die passende Antwort basierend auf den hinterlegten Inhalten. Manuel betonte, wie wichtig es ist, den Bot mit einem Daumen hoch oder runter zu bewerten, damit er kontinuierlich verbessert werden kann.
Ein weiterer Highlight-Punkt war die mittlerweile traditionelle Bewertung von Anforderungen, die aktuell im Kundenportal zur Abstimmung stehen. Manuel brachte einige spannende, teils auch knifflige Beispiele mit, darunter Funktionen, die möglicherweise sinnvoll, aber auch kontrovers sind – und sogar Negativbeispiele, wie die standardmäßig aktivierten Lesebestätigungen. Dieser Vorschlag wurde einstimmig mit „Nein“-Stimmen abgelehnt, was immer wieder für Erheiterung sorgt. Das Abstimmen selbst erfolgt spielerisch mit einem bunten Farbenspiel: Grüne oder rote Fahnen heben sich, und so entsteht ein direktes Meinungsbild aller Anwesenden. Besonders lebhaft diskutiert wurden die Integration von Maßnahmen und Formularen in die Cross-Matrix sowie die Idee eines „Notfall-Knopfs“, der schnellen Zugriff auf wichtige Informationen ermöglicht.
Zum Schluss ging es noch um das Vetorecht, ein wichtiges Thema für uns als Entwicklerteam. Während die Bewertung der Anforderungen basisdemokratisch abläuft, hatten wir die Frage aufgeworfen, ob wir in Ausnahmefällen ein Veto einlegen dürfen – etwa, wenn eine gewünschte Funktion die Software zu komplex machen könnte. Die Abstimmung dazu verlief eindeutig: Alle anwesenden Kunden stimmten uns ihr Vertrauen zu und befürworteten die Einführung des Vetorechts. Für dieses Vertrauen möchten wir uns von Herzen bedanken – es zeigt, dass wir gemeinsam auf einem großartigen Weg sind.
Nach den intensiven Abstimmungen war es Zeit für eine wohlverdiente Mittagspause. Wie immer war die Pause nicht nur zum Erholen gedacht, sondern bot auch genügend Gelegenheit, die gerade gehörten Anforderungen weiter zu diskutieren. Es gab viele angeregte Gespräche, bei denen sich die Teilnehmer untereinander austauschten und neue Ideen entwickelten. Natürlich durfte auch das obligatorische Gruppenfoto nicht fehlen – ein schöner Abschluss der Pause, bevor es wieder zurück in den Sitzungssaal ging.
Manuel stieg direkt wieder in das Programm ein und präsentierte das Thema „KI und intelligentes Rückmeldemanagement“. In Zusammenarbeit mit der Forschungsgruppe Metrik wurde auf diesem Gebiet in letzter Zeit intensiv geforscht, um die KI noch mehr in den Arbeitsalltag zu integrieren. Besonders spannend war die Vorstellung, wie der Chatbot nun auch für die Dokumentation eingesetzt werden kann. Aber auch bei anderen Prozessen, wie im Beschwerdemanagement oder in CIRS (Critical Incident Reporting System), brachte die KI bereits eine erhebliche Vereinfachung. So kann sie Anonymisierungen vornehmen, Kategorien zuordnen und sogar ganz individuelle Aktionen ausführen. Im Bereich des Patientenfeedbacks hilft die KI ebenfalls dabei, eine schnellere und gezieltere Auswertung der Rückmeldungen vorzunehmen. Der Fokus liegt dabei auf einer spürbaren Verbesserung der Umstände in kurzer Zeit, der frühzeitigen Erkennung von Risiken und einer klaren Aufgabenverteilung an die zuständigen Stellen. In der Pilotphase des „intelligenten Rückmeldemanagements“ wurde versucht, all diese Ziele zu erreichen. Ein zentraler Punkt in der Weiterentwicklung ist die Schaffung von Vertrauen in diese Meldewege – etwa durch die richtige Platzierung von QR-Codes oder die Festlegung, wie detailliert ein Fragebogen sein soll. Hier arbeiten wir weiterhin eng mit der Forschungsgruppe Metrik zusammen, um kontinuierlich Verbesserungen voranzutreiben.
Vorstellung der Neuerungen
Im nächsten Block ging es um die „Best of SimplifyU“-Vorstellung, bei der die wichtigsten Neuerungen und umgesetzten Anforderungen seit dem letzten Kundentag präsentiert wurden. Insgesamt konnten 142 Anforderungen umgesetzt werden, viele davon in den Bereichen Formulare & Meldung, Dokumentation und übergreifende Themen wie das Intranet. Besonders beeindruckend waren die vielen Neuerungen in den Druckvorlagen der Dokumentation. So können diese jetzt zum Beispiel im Bearbeitungsmodus direkt in Office mitgenommen werden. Weitere Highlights waren die Erweiterungen im Dashboard, wie die Einführung von aggregierten Tabellen, die Anzeige von Trends und Rückläuferquoten. Auch die neue Möglichkeit, Formulare im Ordner zusammenzufassen und per Drag-and-Drop zu verschieben, wurde sehr positiv aufgenommen, da sie den Arbeitsalltag deutlich erleichtert. Weitere kleine, aber nützliche Erweiterungen, wie ein Formularelement für eine Zeitschaltuhr im Ablauf oder zusätzliche Auswertungen bei Chancen und Risiken, rundeten das Ganze ab. Zwei besonders bemerkenswerte Neuerungen waren die Azure-Anbindung, die es ermöglicht, auch bei Cloud-Hosting das Active Directory der Einrichtungen anzubinden, sowie die Funktion „Barrierefreiheit“, die durch den Anbieter Eye-Able in unsere Software integriert wurde.
Mit all diesen neuen Eindrücken ging es dann in die zweite Kaffeepause, die erneut Raum für den Austausch der Anwesenden bot. In dieser Runde entstanden viele weiterführende Themen, die in kleinen Gruppen intensiv diskutiert wurden. Besonders freuen wir uns darauf, die neuen Anforderungen bald im Kundenportal zu finden, damit auch alle Kunden die Möglichkeit haben, diese zu bewerten und ihre Ideen einzubringen.
Zum Abschluss des ersten Kundentages versammelten sich alle Teilnehmer zu einer Feedbackrunde. Jeder hatte die Möglichkeit, seine Eindrücke des Tages zu teilen, sowohl Positives als auch konstruktives Feedback an das SimplifyU-Team zu geben. Die Stimmung war herzlich und offen, was den Austausch besonders angenehm machte. Es war deutlich spürbar, wie sehr alle die gemeinsamen Tage genossen hatten. Der Abschied fiel uns allen schwer – die vielen neuen Eindrücke und das warme, überwältigende Lob für SimplifyU haben diesen Kundentag zu etwas ganz Besonderem gemacht. Aber der Gedanke daran, sich beim nächsten Kundentag wiederzusehen, zauberte uns allen ein Lächeln ins Gesicht und ließ uns mit Vorfreude nach Hause fahren.
Für die Teilnehmer des ersten Kundentages war dies das Ende einer gelungenen Veranstaltung. Doch für das SimplifyU-Team ging es weiter – der zweite Kundentag stand kurz bevor. Nach einer kurzen Umstellung von Business- auf Freizeitmodus empfingen wir die zweite Gruppe der Teilnehmer in der Hotellobby. Auch diese Gruppe durfte die beliebte Nachtwächter-Tour durch Leipzig genießen, die in Zill’s Tunnel endete. Bei leckerem Essen und netten Gesprächen ließen alle den Abend gemütlich ausklingen. Die Gruppe des zweiten Tages war ebenso motiviert und aufgeschlossen wie die Erste, und so fanden wir uns auch hier in der Hotelbar wieder, bei vielen interessanten und anregenden Gesprächen. Schließlich zog sich jeder nach und nach in seine Zimmer zurück, um für den nächsten Tag frisch und ausgeruht zu sein.
Kundentag Nummer 2 – 13.11.2024
Eine halbe Stunde früher als am Vortag, bereits um 08:30 Uhr, traf sich die zweite Gruppe der Teilnehmer im Sitzungssaal. Nach einer herzlichen Begrüßung starteten wir auch am zweiten Tag mit der beliebten Marshmallow Challenge, die erneut ein voller Erfolg war. Die Teilnehmer kamen schnell miteinander in Kontakt und es war schön zu sehen, wie sich alle im ersten Programmpunkt des Tages näherkamen. Wie schon am Vortag wurde auch diesmal das „Du“ von allen angenommen, was die Atmosphäre noch lockerer machte und einen offenen Austausch sehr erleichterte.
Die Agenda wurde am zweiten Tag etwas umgestellt, da Thomas und Ute vom EVK Gelsenkirchen früher abreisen mussten. Ihr Vortrag über die zunehmende Gewalt im Gesundheitswesen wurde daher nach vorne gezogen und sorgte für viel Gesprächsstoff. Alle waren gleichermaßen beeindruckt und erschrocken von den Einblicken, die uns Thomas und Ute in ihrer Einrichtung gewährt haben. An dieser Stelle möchten wir uns noch einmal herzlich bei ihnen für ihren Beitrag bedanken.
Im Anschluss übernahmen Sandra und Michael den Themenblock „Best of SimplifyU“, in dem viele Neuerungen vorgestellt wurden. Viele Teilnehmer waren überrascht, wie viele neue Funktionen es mittlerweile gibt – einige hatten schon gedacht, sie hätten SimplifyU nun „durchgespielt“, doch der Tag zeigte ihnen, dass immer noch neue und spannende Möglichkeiten auf sie warteten.
Auch der Austausch unter den Teilnehmern war an diesem Tag wieder sehr wertvoll. Wir hatten erneut zwei Blöcke á 45 Minuten eingeplant, um genügend Zeit für Gespräche und den Austausch von Ideen zu bieten. Diese Zeit wurde von allen sehr geschätzt, da so viele neue Eindrücke und Gedanken zu besprechen waren. Es war interessant zu hören, wie andere Einrichtungen mit ähnlichen Herausforderungen umgehen und Lösungen finden.
Das Thema „KI und intelligentes Rückmeldemanagement“ sowie das Kundenportal stießen auch am zweiten Tag auf großes Interesse. Manuel zeigte den Teilnehmern, was das Kundenportal mit dem neuen Chatbot zu bieten hat, und viele waren überrascht, wie viel die Plattform tatsächlich leisten kann. Einige wussten nicht, wie viele nützliche Funktionen im Kundenportal bereits vorhanden sind.
Die Bewertung der Anforderungen mit grünen und roten Fahnen brachte viele Übereinstimmungen zum Vortag. Diese Übereinstimmungen sind uns besonders wichtig, da sie uns zeigen, dass es nicht nur auf die Gruppendynamik ankommt, sondern dass eine allgemeine Meinung zu den Themen herrscht.
Zum Abschluss des zweiten Kundentages gab es wieder eine Feedbackrunde, in der viele positive Rückmeldungen zum Format des Kundentages und lobende Worte für das SimplifyU-Team kamen. Für all das positive Feedback und die wertvollen Ideen möchten wir uns herzlich bei allen Teilnehmern bedanken. Ihr macht SimplifyU zu dem, was es ist, indem ihr eure Ideen einbringt und uns konstruktives Feedback gebt. Nur gemeinsam können wir die einfachste und lebendigste QM-Software im Gesundheitswesen entwickeln.
Wir sagen Danke!
Mit einem Gefühl der Dankbarkeit für zwei wundervolle Tage, die vielen tollen Gespräche, legendäre Abende und die großartige Motivation, die alle mitgebracht haben, blicken wir nun schon voller Vorfreude auf die kommenden Kundentage in Göttingen. Vielen Dank an alle Teilnehmer – es ist uns allen eine Freude, mit euch zusammen SimplifyU weiterzuentwickeln!
